Mes formalités

Certaines activités ne peuvent être exercées qu’après avoir effectué une déclaration, obtenu une autorisation, ou bien une carte professionnelle, un agrément, une licence ou une habilitation délivrée par une administration ou l’ordre professionnel compétent.

Vous devez justifier de l’occupation régulière des locaux du siège de votre entreprise (copie du bail commercial enregistré à la Direction des affaires foncières (DAF), quittances de l’Électricité de Tahiti (EDT) ou de téléphone de moins de 3 mois...).

À sa création, la société peut être domiciliée dans le local d’habitation de son représentant légal et ceci sans limitation de durée lorsqu’aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne l’interdit.

La rédaction des statuts est une étape importante qu’il ne faut pas négliger. Elle peut entraîner des conséquences juridiques, fiscales sur l’entreprise et influer sur le statut social du dirigeant.

La démarche est la suivante :

• Établir les statuts.
• Procéder à la nomination du gérant. Il peut être nommé soit dans les statuts, soit dans un acte séparé qui sera déposé au registre du commerce et des sociétés.
• Déposer les fonds constituant les apports en espèces sur un compte bloqué. Les fonds doivent être déposés soit dans un établissement de crédit, soit à la caisse des dépôts et des consignations, soit chez un notaire.

Vous devez faire publier un avis de création de la société dans un journal d’annonces légales. Cet avis contient les indications suivantes : la dénomination sociale suivie, le cas échéant, de son sigle ; la forme juridique, le capital de la société, l’adresse du siège social, l’objet social (indiqué sommairement), la durée de la société, les nom, prénoms et adresse du gérant et des personnes ayant le pouvoir général d’engager la société envers les tiers, les nom, prénom usuel et domicile des associés tenus indéfiniment et solidairement des dettes sociales, des commissaires aux comptes (s’il en a été désigné), ainsi que le registre du commerce et des sociétés auprès duquel la société sera immatriculée.

Si la société est à capital variable, l’avis doit en faire mention et indiquer le montant au-dessous duquel le capital ne peut être réduit.

• Le formulaire « M1 - Déclaration de création d’une entreprise ». Voir le formulaire
• La facture de l’imprimerie officielle pour la publication au JOPF. Comment publier au JOPF
• Pour le(s) gérant(s) personne(s) physique(s) :
  • Une copie de la carte d’identité ou du passeport en cours de validité ou une copie de l’acte de naissance datant de moins de 3 mois.

    Pour les personnes nées en Nouvelle-Calédonie : une copie de l’acte de naissance datant de moins de 3 mois ou une copie du livret de famille.

  • Une déclaration sur l’honneur de non-condamnation, datée et signée en original par l’intéressé, qui fera l’objet d’une vérification par le juge-commis à la surveillance du RCS auprès du casier judiciaire. Voir le modèle
  • Une attestation de filiation (nom et prénoms des parents), sauf si la filiation figure dans un document déjà produit.
• Pour les ressortissants étrangers :
  • Carte professionnelle de commerçant étranger délivrée par le Service de l’emploi, de la formation et de l’insertion (SEFI).
  • Carte de séjour en cours de validité.
• Pour le(s) associé(s) personne(s) physique(s) :
  • Une copie de la carte d’identité ou du passeport en cours de validité ou une copie de l’acte de naissance datant de moins de 3 mois.

    Pour les personnes nées en Nouvelle-Calédonie : une copie de l’acte de naissance datant de moins de 3 mois ou une copie du livret de famille.

  • Une attestation de filiation (nom et prénoms des parents), sauf si la filiation figure dans un document déjà produit.
• Pour les ressortissants étrangers :
  • Carte professionnelle de commerçant étranger délivrée par le Service de l’emploi, de la formation et de l’insertion (SEFI).
  • Carte de séjour en cours de validité.
• Pour le(s) gérant(s) et associé(s) personne(s) morale(s) :
  • Un extrait Kbis datant de moins de 3 mois.
  • Pour les personnes morales non immatriculées au RCS, titre justifiant leur existence.
  • Pour le représentant permanent de la personne morale, s’il ne figure pas sur l’extrait d’immatriculation de celle-ci : pièces prescrites pour les dirigeants personnes physiques et copie de l’acte conférant la qualité de représentant permanent ou récépissé du dépôt de cet acte en annexe lorsque le dépôt a été effectué préalablement.
• Mandat : si vous n’effectuez pas vous-même la formalité, le mandataire doit être muni d’une procuration signée de l’assujetti et justifier de son identité (pièce d’identité et extrait Kbis de moins de 3 mois s’il s’agit d’une personne morale).
• Siège de l’entreprise : une pièce justifiant de l’occupation régulière des locaux du siège de votre entreprise (copie du bail commercial enregistré à la DAF, quittances EDT ou de téléphone de moins de 3 mois...).

  Il est rappelé ici l’importance capitale pour votre entreprise d’identifier clairement l’adresse de son entreprise, avec la boîte postale, permettant ainsi au greffe de vous adresser les extraits Kbis lors d’une formalité, ou à vos partenaires d’entrer en contact avec vous.

  Si la facture n’est pas au nom de la personne qui s’immatricule, veuillez fournir une autorisation de domiciliation.

  Pour les îles (hors Tahiti et Moorea), en cas d’impossibilité de fournir ces pièces justificatives (exemple : absence de cadastre, pas de service fourni par EDT), vous pouvez joindre un certificat de résidence délivré par la commune.

  Pour les entreprises domiciliataires agréés par le Haut-Commissariat : copie du contrat de domiciliation.

  Les actes de donation et les actes de notoriété ne sont pas admis.

• Pour les commissaires aux comptes (s’il en a été désigné) :
  • Un justificatif de leur inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes si celle-ci n’est pas encore publiée.
  • La lettre d’acceptation de leur désignation.
• Si l’activité déclarée est réglementée, produire une copie de l’autorisation délivrée par l’autorité de tutelle, du diplôme ou du titre. Voir les activités réglementées
• L’annonce dans un journal d’annonce légale ou l’attestation dématérialisée du journal officiel de la Polynésie française (JOPF).

• Un exemplaire des statuts datés, signés et enregistrés à la DAF.
• Le procès-verbal de nomination du ou des gérants (si nomination hors statuts) enregistré à la DAF.